Le classement des archives, comment ça marche ?
Le classement est l’une des activités principales de la pratique archivistique. Il s’agit à la fois de restructurer l’organisation d’un fonds, de le décrire et de produire les instruments qui permettront d’y mener des recherches.
Le classement
Le but du classement est de donner au fonds une architecture aussi proche que possible de son organisation originelle. Si le fonds n’est pas déjà organisé, on mettra en place un classement logique. Cette architecture repose sur différents niveaux hiérarchiques :
- Le fonds, qui correspond aux documents produits par une entité donnée (le producteur) : administration, entreprise, personne privée, etc. On peut y ajouter l’échelon du sous-fonds, qui permet de suivre la production documentaire d’une division subordonnée au producteur (par exemple le sous-fonds du service informatique au sein du fonds d’une mairie).
- La série organique, qui correspond aux documents produits par une activité du producteur.
- La sous-série organique, soit un ensemble de dossiers de documents présentant des caractères communs en raison de leur type, leur forme ou leur contenu.
- Le dossier, ensemble de documents qui ont été regroupés soit par le producteur, soit dans un but logique au cours du classement.
- La pièce enfin, est la plus petite unité de description archivistique et se caractérise par le fait qu’elle est indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (compte rendu, note, photographies, registre…)
Le travail de classement implique des éliminations. Ainsi sont notamment écartés les doublons et les brouillons. Pour aller plus loin, notamment dans le cadre d’archives contemporaines, il est possible de mettre en place un tableau de gestion, afin de choisir quels documents sont éliminés, ou échantillonnés (les factures, la documentation…).
Dans les faits, on rencontre deux situations :
- Soit il existe un plan de classement : il faut alors respecter l’organisation préexistante. Il s’agit de la méthode la plus efficace, notamment pour des fonds volumineux. Cependant, lorsque le producteur a disparu, il peut être difficile d’établir clairement ce plan.
- Soit il n’existe pas de plan de classement : on commence alors généralement par la constitution des dossiers, qui sont ensuite réunis en séries organiques et sous-séries organiques, soit en calquant l’organisation du producteur, soit, si ce n’est pas possible, de façon logique.
Il faut bien être conscient que le plan de classement, qu’il soit préexistant ou établi au cours du traitement, ne répond pas à une coquetterie intellectuelle. Il ne s’agit pas de réaliser des parties matériellement ou intellectuellement égales, ou de proposer des divisions du fonds répondant à une logique intellectuelle, mais bien de correspondre autant que possible à la réalité du fonds. Ainsi le nombre de séries organiques peut tout à fait être exponentiel, certaines peuvent être totalement disproportionnées par rapport à d’autres, etc.
Pour les fonds clos, c’est-à-dire qui ne sont plus alimentés, il est courant de mettre en place un cadre de classement. Il s’agit de faire correspondre une cotation à l’organisation établie au sein du plan de classement. Ainsi, l’organisation du fonds sera lisible dans la cotation de chaque document.
La description
La description archivistique suit la norme ISADg. Cette norme a pour principes de base la non-répétitivité d’informations et le respect du fonds évoqué plus haut. La non-répétitivité d’information implique que dans les cas où une information est commune à plusieurs documents, elle doit être rejetée au niveau hiérarchique de description supérieur.
La description selon la norme ISADg se fait en 26 champs, répartis en sept zones. Six de ces champs sont essentiels (en gras) :
- Identification : Référence, intitulé, date, niveau de description, importance matérielle et support
- Contexte : nom du producteur, histoire administrative, histoire de la conservation, modalités d’entrée
- Contenu de la structure : présentation du contenu, tri, éliminations, accroissement, mode de classement
- Conditions d’accès d’utilisation : conditions d’accès, conditions de reproduction, langue et écriture des documents, caractéristiques matérielles et contraintes techniques, instruments de recherche
- Sources complémentaires : lieu de conservation des originaux, lieu de conservation de copie, sources complémentaires, bibliographie
- Notes
- Contrôle de la description : note de l’archiviste (nom du rédacteur de la description et ses sources), règle ou convention, date de la description
L’unité de base décrite selon cette norme est l’article (il équivaut généralement à un dossier ou une pièce, mais peut en théorie correspondre à n’importe quel niveau d’organisation du fonds).
Ces différentes zones ont été créées et organisées selon le plan type d’un instrument de recherche (introduction, bibliographie, sources complémentaires, sommaire, liste des abréviations, ordonnancement de recherche, annexe, index alphabétique, table des matières).
Instruments de recherche
Une fois le cadre de classement mis en place et tous les documents décrits intervient la rédaction de l’instrument de recherche. Selon son niveau de description et son objectif, il peut s’agir par exemple :
D’un répertoire :
Numérique : c’est l’une des formes les plus courantes actuellement. Il présente les documents dans l’ordre des cotes croissantes. On parlera de répertoire numérique sommaire quand les descriptions sont expéditives. Dans le cas où les descriptions sont plus complètes, on parlera de répertoire numérique détaillé.
Méthodique : c’est la seconde forme d’instruments de recherche la plus courante. Il présente les articles selon des éléments thématiques sans forcément respecter l’ordre des cotes. Là encore, on parle de répertoire méthodique sommaire et de répertoire méthodique détaillé.
Inventaire analytique : il se caractérise par le fait que toutes les descriptions sont au niveau le plus fin (la pièce) et sont extrêmement détaillées. Cette forme d’instrument de recherche est rarement choisie aujourd’hui, car les moyens à mettre en œuvre pour sa réalisation (en termes de compétences et de temps) sont très lourds et ne peuvent être mis en place que pour des portions de fonds particulièrement importantes historiquement. Les inventaires analytiques sont caractéristiques des méthodes du XIXe siècle et du début du XXe siècle, ils ont été rédigés par des archivistes qui ont eu la possibilité de concentrer leurs efforts sur un nombre restreint de documents.
Ou d’un guide :
Le guide des sources : il est constitué pour répondre à une thématique spécifique. Il peut s’étendre sur plusieurs fonds, au sein de plusieurs institutions.
Le guide de recherche : il s’agit d’un outil méthodologique visant à faciliter la recherche sur un thème précis, au sein de différents fonds et/ou de plusieurs institutions.
Le guide des fonds : cet instrument de recherche a pour sujet un fonds (ou un ensemble de fonds de même nature) indépendamment des autres systèmes de classement et lieux de conservation.
Les annexes
Un instrument de recherche peut être complété par des notices. Chacune d’elles est également régie par une norme découlant de la norme ISADg :
- Producteur (Norme ISAAR(CPF)) : la plus courante, pour la description en détail d’un producteur d’archivesµ
- Fonction (norme ISDF) : pour la description des fonctions exercées par un producteur
- Institution de conservation (norme ISDIAH) : pour la description d’une institution de conservation
La norme ISADg peut être traduite dans le métalangage XML par l’XML-EAD. Le balisage de ce code respecte la norme. Il est tout à fait possible de transcrire un instrument de recherche dans ce langage. Il pourra alors être lu par tout logiciel de gestion archivistique (Arkhéïa, Mnesys…).